通知公告 實(shí)時(shí)掌握
中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2022-04-07發(fā)布2022-07-01實(shí)施
前 言
———本次為第一次修訂。
檔 號(hào) 編 制 規(guī) 則
2 規(guī)范性引用文件
本文件沒(méi)有規(guī)范性引用文件。
3 術(shù)語(yǔ)和定義
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。
3.1
代碼 code
一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號(hào)。
3.2
檔號(hào) referencecode
以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼,用于反映、固定和識(shí)別檔案排列順序。
[來(lái)源:DA/T1—2000,定義5.12,有修改]
3.3
全宗號(hào) fondsnumber
檔案所屬全宗的代碼。
3.4
類別號(hào) seriesnumber
按照分類方案賦予全宗內(nèi)各層級(jí)檔案類別的代碼。
3.5
檔案門(mén)類代碼 archivalcategorycode
檔案所屬門(mén)類的代碼。
注:檔案門(mén)類代碼是一級(jí)類別號(hào),如文書(shū)檔案代碼、科技檔案代碼等。
3.6
項(xiàng)目號(hào) projectnumber
產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等不同類別項(xiàng)目檔案的代碼。
3.7
目錄號(hào) cataloguenumber
全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。
3.8
案卷號(hào) filenumber
案卷排列的順序代碼。
注:按組或冊(cè)整理的檔案可用組號(hào)或冊(cè)號(hào)。
3.9
件號(hào) itemnumber
歸檔的文件排列的順序代碼。
3.10
頁(yè)號(hào) pagenumber
案卷內(nèi)文件每頁(yè)排列的順序代碼。
4 檔號(hào)編制原則和要求
4.1 唯一性原則
檔案館(室)內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。
4.2 一致性原則
檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)與館(室)藏檔案的整理分類體系保持一致。
4.3 穩(wěn)定性原則
檔號(hào)一經(jīng)確定,不應(yīng)隨意改變。
4.4 擴(kuò)充性原則
檔號(hào)應(yīng)預(yù)留遞增容量,以便適應(yīng)館(室)藏檔案擴(kuò)充的需要。
4.5 簡(jiǎn)單性原則
檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了、減少代碼差錯(cuò),以提高處理效率。
4.6 適用性原則
檔號(hào)的編制宜適應(yīng)不同的技術(shù)環(huán)境。
5 檔號(hào)的構(gòu)成元素
檔號(hào)構(gòu)成的元素包括:
a) 全宗號(hào)。
b) 類別號(hào)。
———一級(jí)類別號(hào)(檔案門(mén)類代碼);
———二級(jí)及三級(jí)類別號(hào);
———項(xiàng)目號(hào);
———目錄號(hào);
———年度;
———保管期限代碼;
———機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼。
c) 案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)。
d) 件號(hào)/頁(yè)號(hào)。
6 按卷整理檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)
6.1 結(jié)構(gòu)
6.1.1 按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)為:
6.1.2 按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中,類別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類別號(hào)(檔案門(mén)類代碼)、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、目錄號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、年度、保管期限代碼。其結(jié)構(gòu)按相關(guān)規(guī)定或根據(jù)實(shí)際需要確定。
示例1:
示例2:
示例3:
6.1.3 結(jié)構(gòu)說(shuō)明
“×××”不代表各代碼所占的位數(shù)。6.1.1中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫(xiě)時(shí)上、下位代碼之間用連接號(hào)“-”(短橫線)相隔。6.1.2中的各元素均屬類別號(hào),為同級(jí)代碼,同級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“·”相隔。連接號(hào)和間隔號(hào)各占半個(gè)字位置,上下居中。
6.2 元素的選用
6.2.1 全宗號(hào)、一級(jí)類別號(hào)(檔案門(mén)類代碼)、案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)為必選項(xiàng),不應(yīng)省略。
6.2.2 二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、目錄號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、年度、保管期限代碼、件號(hào)/頁(yè)號(hào)為可選項(xiàng),可根據(jù)實(shí)際需要選擇使用。
7 按件整理檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)
7.1 結(jié)構(gòu)
7.1.1 按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)為:
7.1.2 按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中,類別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類別號(hào)(檔案門(mén)類代碼)、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼。其結(jié)構(gòu)按相關(guān)規(guī)定或根據(jù)實(shí)際需要確定。
示例1:
示例2:
示例3:
7.1.3 結(jié)構(gòu)說(shuō)明
“×××”不代表各代碼所占的位數(shù)。7.1.1結(jié)構(gòu)中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫(xiě)時(shí)上、下位代碼之間用連接號(hào)“-”(短橫線)相隔。7.1.2中的各元素均屬類別號(hào),為同級(jí)代碼,同級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“·”相隔。連接號(hào)和間隔號(hào)各占半個(gè)字位置,上下居中。
7.2 元素的選用
7.2.1 全宗號(hào)、一級(jí)類別號(hào)(檔案門(mén)類代碼)、年度、保管期限代碼、件號(hào)為必選項(xiàng),不應(yīng)省略。
7.2.2 二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼為可選項(xiàng),可根據(jù)實(shí)際需要選擇使用。
8 檔號(hào)的編制方法
8.1 全宗號(hào)的編制方法
8.1.1 一般采用4位代碼標(biāo)識(shí)全宗號(hào)。其中第1位用大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性,后3位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)順序號(hào)。
8.1.2 在同一個(gè)檔案館(室)內(nèi),全宗屬性代碼不應(yīng)重復(fù)。
8.1.3 在同一個(gè)全宗屬性內(nèi)按排列次序流水編制全宗順序號(hào)。不應(yīng)有重號(hào)。
示例1:某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號(hào)全宗,標(biāo)識(shí)為“X013”。
示例2:某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號(hào)全宗,標(biāo)識(shí)為“J004”。
示例3:某省檔案館藏第123號(hào)全宗,可標(biāo)識(shí)為“R123”。
示例4:某省檔案館藏已撤銷的某地行署003號(hào)全宗,可標(biāo)識(shí)為“D003”。
8.2 檔案門(mén)類代碼的編制方法
8.2.1 采用2位大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)檔案門(mén)類代碼。
示例:機(jī)關(guān)檔案門(mén)類代碼標(biāo)識(shí)為:文書(shū) “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、會(huì)計(jì)“KU”、專業(yè)“ZY”、照片“ZP”、錄音“LY”、錄像“LX”、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)“SJ”、公務(wù)電子郵件“YJ”、網(wǎng)頁(yè)信息“WY”、社交媒體“MT”、實(shí)物檔案“SW”。
8.2.2 在同一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi),不應(yīng)有重復(fù)的檔案門(mén)類代碼。
8.3 二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)的編制方法
8.3.1 二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)的設(shè)置應(yīng)科學(xué)、簡(jiǎn)潔。根據(jù)實(shí)際情況,可擴(kuò)展至四級(jí)。
8.3.2 采用大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字或二者的組合編制二級(jí)及三級(jí)類別號(hào),不應(yīng)有重號(hào)。
示例:行政許可檔案中登記注冊(cè)檔案中的注冊(cè)類檔案,標(biāo)識(shí)為“XK·ZC·01”。
8.4 項(xiàng)目號(hào)的編制方法
采用項(xiàng)目、課題、設(shè)備儀器等的代號(hào)或型號(hào)標(biāo)識(shí)項(xiàng)目號(hào)。
8.5 年度的編制方法
采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)文件(檔案)的形成年度。
8.6 保管期限代碼的編制方法
采用大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母或大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的組合標(biāo)識(shí)保管期限。以代碼“Y”標(biāo)識(shí)永久;以代碼“D”+年限標(biāo)識(shí)定期。
示例:保管期限為定期30年的標(biāo)識(shí)為“D30”。
8.7 機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼的編制方法
采用大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字或漢字標(biāo)識(shí)機(jī)構(gòu)/問(wèn)題。
示例1:采用漢字“辦公室”標(biāo)識(shí)辦公室。
示例2:采用代碼“003”標(biāo)識(shí)黨務(wù)類。
8.8 案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)的編制方法
8.8.1 采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)。檔案館(室)應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)的位數(shù)。
8.8.2 應(yīng)在案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)前最低一級(jí)檔號(hào)構(gòu)成元素下按照排列次序流水編制案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào),不應(yīng)有重號(hào)。
8.9 件號(hào)的編制方法
8.9.1 采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)件號(hào)。檔案館(室)應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定件號(hào)的位數(shù)。
8.9.2 應(yīng)在件號(hào)前最低一級(jí)檔號(hào)構(gòu)成元素下按照排列次序流水編制件號(hào),不應(yīng)有重號(hào)。
8.10 頁(yè)號(hào)的編制方法
8.10.1 采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)頁(yè)號(hào)。檔案館(室)應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定頁(yè)號(hào)的位數(shù)。
8.10.2 應(yīng)從卷內(nèi)首頁(yè)檔案開(kāi)始按排列次序流水編制頁(yè)號(hào),不應(yīng)有重號(hào)?？瞻醉?yè)不編制頁(yè)號(hào)。
8.11 檔號(hào)編制示例
為便于理解檔號(hào)的使用方法,方便操作,附錄 A 給出了檔號(hào)編制的具體示例。
A.2 按件整理的檔號(hào)編制示例
示例1:A439-WS·2015·D30·003-005
說(shuō)明:A439為全宗號(hào),WS為檔案門(mén)類代碼(文書(shū)),2015為年度,D30為保管期限代碼,003為問(wèn)題代碼(黨務(wù)),005為件號(hào)。
示例2:Z109-WS·2011·Y·辦公室-0001
說(shuō)明:Z109為全宗號(hào),WS為檔案門(mén)類代碼(文書(shū)),2011為年度,Y 為保管期限代碼,辦公室為機(jī)構(gòu)代碼,0001為件號(hào)。
示例3:Z008-WS·2019·Y-037
說(shuō)明:Z008為全宗號(hào),WS為檔案門(mén)類代碼(文書(shū)),2019為年度,Y 為保管期限代碼,037為件號(hào)。
示例4:J019-LY·2019·Y-001
說(shuō)明:J019為全宗號(hào),LY 為檔案門(mén)類代碼(錄音檔案),2019為年度,Y 為保管期限代碼,001為件號(hào)。
示例5:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001
說(shuō)明:C015為全宗號(hào),WY 為檔案門(mén)類代碼(網(wǎng)頁(yè)),TZGG 為二級(jí)類別號(hào)(通知公告),2019為年度,D10為保管期限代碼,00001為件號(hào)。
示例6:B168-SW·2015·Y-001
說(shuō)明:B168為全宗號(hào),SW 為檔案門(mén)類代碼(實(shí)物),2015為年度,Y 為保管期限代碼,001為件號(hào)。
[1] GB/T9705—2008 文書(shū)檔案案卷格式
[2] GB/T11821—2002 照片檔案管理規(guī)范
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