國家檔案局印發(fā)《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》的通知

檔發(fā)〔2016〕6 號

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計劃單列市檔案局、 館，新疆生產(chǎn)建設兵團檔案局、館，中央和國家機關(guān)各部委檔案部門，中央軍委辦公廳保密和檔案局、解放軍檔案館、 武警部隊參謀部辦公室，各人民團體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學檔案學院：

       現(xiàn)將《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》印發(fā)給你們，請結(jié)合本地區(qū)、本部門工作實際，認真貫徹執(zhí)行。

國家檔案局    

2016 年 4 月 26 日

關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見

       檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案安全工作是檔案工作的底線，直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。近年來，在各部門各單位的重視支持下，檔案安全工作取得明顯成效。但是，由于一些部門和單位檔案安全意識不強，主體責任不落實，監(jiān)管責任不到位，檔案安全事故時有發(fā)生。尤其是在信息化環(huán)境下，檔案信息損毀、失泄密風險日益突出，檔案安全處在事故“易發(fā)期”“多發(fā)期”，檔案安全形勢依然嚴峻。為全面貫徹習近平總書記、李克強總理關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的重要指示批示精神，深入推進檔案安全體系建設，現(xiàn)就進一步加強檔案安全工作提出如下意見。

一、總體要求
       （一）充分認識檔案安全工作的重要性。做好檔案安全 工作是推動檔案事業(yè)科學發(fā)展的前提，是健全檔案工作“三 個體系”，構(gòu)建國家基礎性戰(zhàn)略資源的重要保證。各部門各 單位要充分認識加強檔案安全工作的重要性和緊迫性，不斷 增強憂患意識和戒懼之心，增強責任感和使命感，從推動各 項事業(yè)科學發(fā)展，維護黨和國家及人民群眾根本利益的高度， 把檔案安全工作抓實抓緊抓好。
       （二）指導思想。全面貫徹落實黨的十八大和十八屆三中、四中、五中全會精神，深入學習貫徹習近平總書記系列重要講話精神，不斷增強政治意識、大局意識、核心意識、 看齊意識，按照黨中央、國務院決策部署，堅持創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，堅持“安全第一、預防為主” 的檔案安全工作方針，以高度的政治責任感和使命感，繼續(xù)強化對檔案安全工作的領(lǐng)導，進一步明確檔案安全責任，積極開展檔案安全風險防控和治理，不斷完善檔案安全保障， 建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全工作新格局。

       （三）目標任務。到 2017 年，全面建成“黨委政府領(lǐng)導、檔案部門依法監(jiān)管、各部門各單位全面負責”的檔案安全工作機制，各部門各單位建立起檔案安全責任清晰明確、 檔案安全風險治理切實有效、檔案安全預防控制完備可靠、 檔案安全保障健全有力的檔案安全體系，有效防范各種檔案安全風險。

二、明確責任
       （四）完善檔案安全工作領(lǐng)導機制。積極爭取黨委政府支持，加強對檔案安全工作的領(lǐng)導，切實把檔案安全工作作為檔案工作的重點列入黨委和政府工作的議事日程，研究部署重要工作、重點項目時要強調(diào)和安排檔案安全工作，檢查工作任務完成情況時要檢查檔案安全措施落實情況。要定期研究檔案安全工作，保障相關(guān)經(jīng)費落實，解決影響檔案安全工作的重大問題。
       （五）加強檔案安全工作監(jiān)督管理。檔案行政管理部門要按照統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責的原則，采取有效措施，嚴格實施對檔案安全工作的監(jiān)督管理。各級檔案行政管理部門要把本行政區(qū)域內(nèi)檔案安全工作作為監(jiān)管重點，加大監(jiān)督檢查力度，審定應急預案，認真做好檔案安全事故的調(diào)查處理工作， 監(jiān)督事故查處和責任追究落實。中央和地方專業(yè)主管機關(guān)的檔案部門，負責對本系統(tǒng)和直屬單位檔案安全工作進行指導監(jiān)督和檢查。各部門各單位檔案部門要加強對本部門本單位檔案安全工作的指導和監(jiān)督，并積極配合檔案行政管理部門和專業(yè)主管機關(guān)開展的監(jiān)督管理工作。

       （六）落實檔案安全主體責任。各部門各單位要按照 “誰主管、誰負責，誰實施、誰擔責”的原則，切實承擔檔案安全職責。各級各類檔案館主要負責人、檔案室或其他類型檔案機構(gòu)所在單位分管檔案工作負責人是第一責任人，對檔案安全工作負全面責任；檔案館、檔案室或其他類型檔案機構(gòu)的檔案業(yè)務人員為直接責任人，對檔案安全工作負直接責任。各部門各單位要以建立健全檔案安全責任、風險治理、防控和保障工作機制為目標，進一步完善各項檔案安全規(guī)章制度，設置檔案安全和應急管理機構(gòu)，配備足夠的專兼職管理人員，并按照權(quán)責一致的原則，建立健全以第一責任人為核心的檔案安全管控體系，形成檔案安全責任共同體。

三、風險治理
       （七）法律政策執(zhí)行風險治理。各部門各單位檔案工作要緊密結(jié)合黨和國家的方針政策展開，要積極維護《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等檔案法律、政策的權(quán)威并貫徹落實到位。要堅持現(xiàn)行檔案法律、政策確定的“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的檔案管理體制。各部門各單位新成立檔案館的，要嚴格遵循《全國檔案館設置原則和布局方案》要求并經(jīng)檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)合理布局。要采取措施維護現(xiàn)行檔案工作機制，不得弱化檔案機構(gòu)、減少檔案人員或?qū)n案工作職能分流到其他部門或單位，機關(guān) 單位要不斷強化“辦公廳（室）領(lǐng)導、檔案部門負責、文書或業(yè)務部門整理歸檔”的檔案工作機制。
       （八）制度安全風險治理。各級檔案行政管理部門要不 斷完善和細化涵蓋各個重點領(lǐng)域、各種形式載體、各個管理 流程的檔案標準規(guī)范和技術(shù)要求，做到標準統(tǒng)一、要求明確、制度之間協(xié)調(diào)一致。各級各類檔案館要按照權(quán)限重點修訂和 完善檔案收集、保管、開放、利用等基本制度，并根據(jù)實踐要求和形勢發(fā)展需要，不斷查漏補缺，徹底消除制度缺陷。各部門各單位要根據(jù)情況不斷修訂完善本系統(tǒng)、本單位的檔 案管理辦法，建立健全文件、記錄和數(shù)據(jù)的接收、整理、歸檔和檔案保管、利用、移交、解密、鑒定銷毀等制度，形成完善的檔案制度管理體系，避免因為制度缺陷影響檔案安全。
       （九）資源安全風險治理。檔案資源安全風險治理要抓住收集歸檔和移交接收這兩大關(guān)鍵點，按照有關(guān)法規(guī)要求做到收集歸檔時“應收盡收”“應歸盡歸”，移交接收時“應交盡交”“應接盡接”，從源頭上保障檔案資源安全。
       各部門各單位要深入貫徹落實國家檔案局令第 8 號、第10 號，嚴格按照檔案行政管理部門批準的歸檔范圍與保管期限表進行文件材料的收集歸檔和劃定檔案保管期限，確保收集齊全完整、鑒定科學準確。要將新型載體和門類檔案納入本單位檔案資源建設范疇，強化和提升音像檔案、電子檔案、實物檔案和專業(yè)檔案管理水平，避免檔案資源流失。
       各部門各單位要嚴格執(zhí)行國家檔案局令第 9 號，做好檔案的移交和接收工作。負有檔案移交責任的部門和單位不得擅自縮小移交范圍，拒絕移交應進館的音像檔案、電子檔案、實物檔案和專業(yè)檔案；不得通過降低檔案保管期限或者鑒定時不按要求將部分定期檔案上升為永久檔案等方式規(guī)避移 交責任；單位撤銷、合并、分立或改制的，要嚴格相關(guān)規(guī)定進行檔案移交。各級各類檔案館要不斷優(yōu)化檔案接收范圍， 并嚴格按照接收范圍進行檔案接收，避免出現(xiàn)“高價值資源進不來、低價值資源擋不住”，造成檔案資源的安全風險。
       （十）檔案實體管理風險治理。要切實改善檔案保管條件，繼續(xù)推進中西部縣級檔案館建設，加大監(jiān)管審查力度， 避免因規(guī)劃、設計不合理給檔案安全造成影響；要充分重視機關(guān)單位和地（市）級檔案館、東部地區(qū)縣級檔案館的庫房建設，重點解決選址條件差、庫房容量小等問題。各部門各單位要嚴格按照《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規(guī)范》加快改造或新建、擴建檔案庫房，進一步提高檔案庫房的安全防災標準，采用先進的安全技術(shù)、設備和材料，改善檔案保管條件，確保檔案安全。檔案庫房要配備齊全防火、防盜、防潮、防水、防日光及紫外線、防塵、防污染、防有害生物等設施設備，安裝監(jiān)控和門禁設施，并保障各種設施設備完好及正常運行，避免出現(xiàn)設施設備配備不全，或者設施設備不 運行或者間斷運行的情況，影響檔案安全。
       各部門各單位對檔案庫房要進行精細化管理，嚴格把控庫房安全。要重視檔案庫房檢查工作并做好記錄，檔案庫房的日查由庫房管理人員進行，定期巡查由相關(guān)責任人員進行， 檔案安全工作第一責任人要保證每年對庫房進行 2 次以上安全專項巡查。節(jié)假日期間庫房無人值守的，應對庫房進行封 閉處理，庫房封庫、啟庫時要登記時間、責任人等。各級各類檔案館庫房管理要推行“雙人進庫制”，進出庫房時間、事由應實時詳實登記。
       各部門各單位要嚴格程序，在檔案利用、數(shù)字化、移交和接收等過程中認真執(zhí)行交接制度，履行交接手續(xù)，確保檔案流轉(zhuǎn)過程中的檔案安全。各部門各單位要采取新措施、運用新技術(shù)，在檔案利用等過程中盡量減少檔案原件出庫。檔案原件確需出庫的，應詳細登記檔案卷件數(shù)量、卷件號、事由、時間、利用人、責任人等情況，并在檔案出庫、入庫時予以清點確認。
       （十一）檔案信息管理風險治理。各部門各單位要在環(huán) 境及設備安全、網(wǎng)絡安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)載體 安全等方面制定完善信息安全策略并貫徹執(zhí)行，保障檔案信 息數(shù)據(jù)真實、完整、可用和安全。要推進數(shù)字檔案館、數(shù)字 檔案室建設，按照國家標準和相關(guān)規(guī)定配置信息環(huán)境及設備， 基礎設施和信息安全設施應能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行和內(nèi)容管理、傳輸需要；要按照《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》等規(guī)范建立健全檔案信息管理系統(tǒng)安全保護體系，保存數(shù)字檔案資源的信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)物理隔離；要制定數(shù)據(jù)備份和遷移策略并認真實施，要對重要的數(shù)字檔案資源實行異地異質(zhì)備份，并及時進行檢查、遷移，確保數(shù)據(jù)長期安全保存；要針對不同的數(shù)據(jù)載體制定相應的保 管方案，保證數(shù)據(jù)載體的可用和安全。
       各部門各單位要按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》 等要求對數(shù)字化服務機構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設備等進行安全管理，避免數(shù)據(jù)在檔案數(shù)字化及后期管理過程中失泄密或者不當擴散。要加強檔案網(wǎng)站安全管理，定期對網(wǎng)站進行掃描監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)漏洞及時修正，發(fā)生篡改、入侵等事件及時斷網(wǎng)修復。
       （十二）檔案保密、開放與利用風險治理。各部門各單位要加強對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機和涉密載體的保密管理，按照涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護要求，嚴防檔案在傳輸過程中失泄密。要按照相關(guān)規(guī)范要求對涉密檔案、重要檔案的存儲介質(zhì)進行檢驗和認證。要嚴格執(zhí)行檔案保密管理制度，對上網(wǎng)檔案信息進行嚴格審查，嚴防把涉密檔案信息傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡上。
       各級各類檔案館要嚴格按照《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《各級國家檔案館開放檔案辦法》等開展館藏檔案解密、劃控和開放。解密、劃控和開放應嚴格審核程序，檔案館檔案安全工作第一責任人應最后審核把 關(guān)，必要時還須報上級及有關(guān)部門予以審定。

       各部門各單位要嚴格執(zhí)行檔案利用制度，在法律法規(guī)許可的范圍內(nèi)，按照權(quán)限和要求提供檔案利用，避免超權(quán)限、 超范圍利用檔案。

四、預防控制
       （十三）加大安全檢查力度。檔案行政管理部門要會同 有關(guān)部門，采取有效方式對各部門各單位檔案安全進行檢查， 發(fā)現(xiàn)隱患要及時下達整改通知并督促整改。各部門各單位要 堅持開展檔案安全自查，檢查各項規(guī)章制度是否得到嚴格執(zhí) 行，檢查各個工作環(huán)節(jié)、部位是否存在安全漏洞和隱患，檢 查各種安全設施是否齊全有效等，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患， 堵塞安全漏洞，嚴防檔案安全事故發(fā)生。
       （十四）提高應急處置能力。各部門各單位要按照《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》和《檔案館防治災害工 作指南》等要求建立洪澇、臺風、滑坡、地震等自然災害及 其他突發(fā)事件的防范和應急處置機制，制定檔案安全應急管 理制度和應急預案，把檔案館（室）列入重點保護范圍，確 保檔案安全受到威脅時得到優(yōu)先搶救和妥善處置。要設立檔 案安全應急處置協(xié)調(diào)小組，保證突發(fā)事件應急處置工作的有 效進行，最大限度地預防和減少突發(fā)事件對檔案造成的危害。要按照應急預案要求，經(jīng)常開展演練，提高應急處置執(zhí)行能 力。
       （十五）嚴肅事故責任追究。要建立健全檔案安全事故問責機制，加強對事故隱患的事前問責和事故發(fā)生之后的責任追究。因工作失職、瀆職或未按規(guī)定程序履行職責，導致安全管理體系不健全，安全防范措施不完善，工作推進不得力，安全隱患得不到治理的，要依法追究相關(guān)領(lǐng)導的責任。 發(fā)生檔案安全事故的，要按照《檔案法》及實施辦法、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等對檔案管理違法違紀行為予以查處，嚴肅追究直接責任人和第一責任人責任。

       （十六）完善激勵約束機制。要堅持失職追責，同時激發(fā)和保護各部門各單位檔案安全工作的積極性。要將檔案安 全工作納入年度考核機制，對檔案安全目標管理先進的部門、單位要定期予以表彰，對在檔案安全工作方面表現(xiàn)突出的個 人，要充分予以肯定并表彰。要加強對檔案中介服務機構(gòu)監(jiān) 管，建立檔案外包“黑名單”制度，對于造成或發(fā)生檔案安全事故的，要依法追究其法律責任，并建議相關(guān)部門予以嚴肅處理。

五、完善保障
       （十七）加大檔案安全工作投入。各部門各單位要保證開展檔案安全工作所需經(jīng)費，確保檔案安全工作正常開展。 要加大投入，解決好檔案館庫建設、檔案安全設施設備的配備與運行、檔案信息系統(tǒng)建設與運維、檔案安全風險評估等資金需求，為檔案安全工作提供有力的支持和保障。
       （十八）推進檔案安全人才隊伍建設。要經(jīng)常開展形式多樣、內(nèi)容豐富的主題教育和培訓活動，通過法規(guī)學習、模擬演練等形式，切實提高相關(guān)人員檔案安全技能和水平，提升事故防范和處理能力。積極推進檔案安全專家隊伍建設， 培養(yǎng)造就一批檔案安全責任意識強、技術(shù)水平高、業(yè)務素質(zhì)好的檔案干部，為檔案安全工作提供人才支持。
       （十九）強化檔案安全技術(shù)支撐。要充分發(fā)揮檔案研究機構(gòu)、高等院校、社會團體的技術(shù)優(yōu)勢和資源，對防災減災、檔案信息安全保障、檔案搶救修復技術(shù)方法、電子檔案可信管理和長久保存方法等關(guān)系檔案安全的關(guān)鍵理論和技術(shù)方 法積極開展研究攻關(guān)，不斷提高檔案安全的理論和技術(shù)保障能力。要密切跟蹤“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)、新知識、新要求，不斷提高檔案安全技術(shù)水平。

       （二十）推進檔案安全文化建設。各部門各單位要積極 開展檔案安全文化建設，將安全思想貫穿于日常各項工作和 各個環(huán)節(jié)中，引導相關(guān)人員將檔案安全內(nèi)化于心、固化于制、外化于行，把檔案安全作為規(guī)范自覺的安全行為。要加大對 檔案安全的宣傳教育力度，運用廣播、電視、報刊、互聯(lián)網(wǎng)等多種形式普及檔案安全知識，提高檔案安全意識，引導公民正確認識和理解檔案安全工作的重要作用和長遠意義，激 發(fā)社會開展檔案安全工作的熱情，營造良好的宣傳輿論氛圍。