全宗卷規(guī)范(DA/T12-2012)

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中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2012-11-15發(fā)布2013-01-01實(shí)施

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照 GB/T 1．1 — 2009 給出的規(guī)則起草。
本標(biāo)準(zhǔn)代替 DA/T 12 — 1994《全宗卷規(guī)范》。
本次修訂，依據(jù) GB/T 1．1 — 2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第 1 部分:標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》，對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)的表述方式和書寫格式進(jìn)行了修改：根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需要，對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)中"全宗卷主要內(nèi)容，和"全宗卷的整理，的內(nèi)容做了較大修改，新增了"術(shù)語和定義，和"卷盒及目錄格式，兩章內(nèi)容：根據(jù)館(室) 藏檔案管理工作的實(shí)際需要，新增了"綜合全宗卷，的內(nèi)容規(guī)定。
本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局提出。
本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局歸口。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：湖北省檔案局(館) 。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：呂炎生、宋剛、焦光生、胡陶君。
本標(biāo)準(zhǔn)所代替標(biāo)準(zhǔn)的歷次版本發(fā)布情況為：
DA/T 12 — 1994。

全宗卷規(guī)范

1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了全宗卷的編制原則、內(nèi)容構(gòu)成、整理方法和基本格式。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)各類檔案館和檔案室。

2 規(guī)范性引用文件

   下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單) 適用于本文件。
   GB／T 9705 文書檔案案卷格式
   GB／T 13967 全宗單
   DA／T 1 檔案工作基本術(shù)語
   DA／T 14 全宗指南編制規(guī)范
   DA／T 18 檔案著錄規(guī)則
   DA／T 22 歸檔文件整理規(guī)則

3 術(shù)語和定義

   下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3. 1
   全宗卷 fondsdescriptivefile
   由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。
3. 2
   綜合全宗卷 synthesizefondsdescriptivefile
   由記錄和說明多個(gè)全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文件材料組成的專門案卷，是管理館 (室) 藏檔案的重要工具。
3. 3
   全宗屬類 fondscategory
   館藏量較大的檔案館，根據(jù)館藏全宗的歷史時(shí)期、機(jī)構(gòu)性質(zhì) 、機(jī)構(gòu)級(jí)別等特征，對(duì)全宗進(jìn)行的屬性分類。檔案館通常對(duì)全宗屬類賦予特定的標(biāo)識(shí)，作為全宗編號(hào)的屬性代碼。

4 全宗卷編制原則

  4. 1 檔案館(室) 應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過程中以單個(gè)全宗為對(duì)象形成的相關(guān)文件材料。
  4. 2 全宗卷中收集的文件材料應(yīng)做到齊全、完整、真實(shí)，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。
  4. 3 全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理、方法科學(xué) 、格式規(guī)范。
  4. 4 綜合全宗卷可以按館(室) 藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗進(jìn)行編制，收集、保管在檔案管理過程中以館(室) 藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗等多個(gè)全宗為對(duì)象形成的相關(guān)文件材料。

5 全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成

5. 1 全宗(館藏) 介紹類：全宗指南(全宗介紹) 、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。

  5. 2 檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案(資料) 交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等。
  5. 3 檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等。
  5. 4 檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級(jí)鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作形成的報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄 (清冊(cè)) 等。
  5. 5 檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)(搶救)、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報(bào)告等。
  5. 6 檔案統(tǒng)計(jì)類：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案工作統(tǒng)計(jì)分析材料等。
  5. 7 檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。
  5. 8 新技術(shù)應(yīng)用類：應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報(bào)告及說明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案(文件) 創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境(硬件和軟件) 及數(shù)據(jù)格式說明等。
  5. 9 綜合全宗卷：管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務(wù)工作規(guī)范和管理制度，5. 1~5. 8 中涉及多個(gè)全宗的文件材料。

6 全宗卷的整理

  6. 1 文件材料裝訂。文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂。
  6. 2 文件材料分類。屬于同一全宗卷的文件材料，按本標(biāo)準(zhǔn)第 5 章“全宗卷構(gòu)成”中 5．1~5．8 進(jìn)行分類。
  6. 3 文件材料排序。文件材料分人不同類目后，按形成時(shí)間順序排列。新增文件材料插人相關(guān)類目，向后接續(xù)排列。
  6. 4 文件材料編號(hào) 。在文件材料首頁(yè)上方的空白處進(jìn)行編號(hào) 。文件材料的編號(hào)由全宗號(hào)— 類號(hào)— 件號(hào) 三部分組成。
6. 4. 1 全宗號(hào)填寫文件材料所屬全宗的編號(hào) 。綜合全宗卷的全宗號(hào)，填寫檔案館(室) 編號(hào)或檔案屬類代號(hào)。
6. 4. 2 類號(hào)填寫 5. 1~5. 8 的序號(hào) 。
6. 4. 3 件號(hào)填寫文件材料在相關(guān)類目中的流水排列序號(hào)。
編號(hào)舉例：
   SZ1 — 1 — 2(中共湖北省委全宗，全宗介紹類，第 2 件)
  6. 5 編制文件材料目錄。全宗卷中的文件材料，分類別，以件為單位，按照排列順序編制文件目錄。目錄格式見 8. 2。新增文件材料在相關(guān)類目中接續(xù)編制目錄。當(dāng)相同材料出現(xiàn)新舊幾種版本時(shí)，應(yīng)在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱和時(shí)間。
  6. 6 文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類編號(hào)順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下時(shí)，可按分類編號(hào)順序裝人數(shù)盒。裝有文件材料的全宗卷應(yīng)填寫卷盒封面和脊背。卷盒式樣見 8. 1。
  6. 7 編制全宗卷盒號(hào)。全宗卷卷盒區(qū)分全宗，按卷盒排列順序編制流水號(hào)。綜合全宗卷單獨(dú)編制盒號(hào)。

7 全宗卷的管理

  7. 1 檔案館和保管全宗較多的檔案室，宜將全部館(室) 藏檔案的全宗卷集中保管，按照全宗編號(hào)順序組織排列。
  7. 2 區(qū)分館藏檔案全宗屬類的檔案館，也可按照全宗屬類分別集中管理全宗卷。
  7. 3 保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一并保管，將全宗卷置于該全宗檔案的卷首。也可以將全宗卷與書本式檢索工具放在一起管理。
7. 4 檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制。檔案室向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交與該批移交檔案相關(guān) 的全宗卷文件材料。

8 卷盒及目錄格式

8. 1 全宗卷裝具采用無酸紙制作的翻蓋式卷盒。封面與脊背分別設(shè)置“全宗號(hào)”“全宗名稱”“盒號(hào)”等填寫項(xiàng)目，卷盒的外形尺寸為310 mm×220 mm(長(zhǎng) ×寬)，盒脊厚度為30mm 、40mm兩種規(guī)格。卷盒式樣見圖 A. 1。
8. 2 全宗卷文件目錄采用 A4(長(zhǎng) ×寬為 297 mm×210 mm) 紙張、表格形式，設(shè)置“類目名稱”“件號(hào)”“責(zé) 任者”“題名”“日期”“備注”等項(xiàng)目。目錄式樣見圖 A. 2。